20 pracowników od poniedziałku? Dlaczego rekrutacja na ostatnią chwilę często kosztuje więcej

Z biznesowego punktu widzenia taka presja jest zrozumiała. Każdy dzień niedoboru kadrowego może oznaczać problemy z realizacją planu produkcyjnego, opóźnienia wysyłek, nadgodziny obecnego zespołu, a w niektórych przypadkach także ryzyko niewywiązania się ze zobowiązań wobec klientów.

Problem zaczyna się wtedy, gdy szybkość staje się ważniejsza niż jakość i bezpieczeństwo procesu.

Pozyskanie 20 osób do pracy produkcyjnej lub magazynowej w bardzo krótkim czasie jest możliwe tylko w określonych warunkach, na przykład wtedy, gdy wcześniej zbudowano bazę kandydatów, przygotowano procedury i zabezpieczono odpowiednie zasoby. Bez takiego zaplecza próba maksymalnego skrócenia rekrutacji może prowadzić do wysokiej rotacji, problemów organizacyjnych i kosztów, które pojawią się już po rozpoczęciu pracy przez nowy zespół.

„W rekrutacji operacyjnej największym błędem jest patrzenie wyłącznie na liczbę osób, które pojawią się pierwszego dnia. Kluczowe jest to, ilu z nich zostanie po tygodniu i miesiącu. Jeżeli proces zostanie zbyt mocno skrócony, koszt wraca później w postaci rotacji, kolejnych rekrutacji i obciążenia zespołu na hali.”

Kamil Wiatr, Dyrektor Zarządzający ATERIMA WORK

Agencja pracy nie jest magazynem z gotowymi pracownikami

Jednym z częstszych błędów w planowaniu zatrudnienia jest założenie, że agencja pracy dysponuje stałą pulą osób, które można skierować do dowolnego zakładu niemal z dnia na dzień.

W rzeczywistości każdy projekt wymaga dopasowania kandydatów do konkretnych warunków. Znaczenie mają między innymi:

• zakres obowiązków,
• system zmianowy,
• lokalizacja zakładu i możliwości dojazdu,
• wymagane doświadczenie lub kwalifikacje,
• warunki pracy na danym stanowisku,
• termin rozpoczęcia zatrudnienia.

Sama dostępność kandydata nie oznacza jeszcze, że jest on gotowy do rozpoczęcia pracy. Zanim nowy pracownik pojawi się na pierwszej zmianie, trzeba przeprowadzić kilka etapów rekrutacyjnych, formalnych i organizacyjnych.

Co musi wydarzyć się przed pierwszym dniem pracy?

1. Dotarcie do kandydatów i preselekcja

Pierwszym krokiem jest pozyskanie odpowiedniej liczby kandydatów. Przy większych projektach rekrutacyjnych lejek musi być znacznie szerszy niż docelowa liczba zatrudnionych osób.

Nie każdy kandydat, który odpowie na ogłoszenie, ostatecznie rozpocznie pracę. Część osób zrezygnuje w trakcie procesu, nie spełni wymagań stanowiska albo okaże się niedostępna w konkretnym systemie zmianowym.

Dlatego rekrutacja obejmuje nie tylko zebranie zgłoszeń, ale także rozmowy i weryfikację doświadczenia, dyspozycyjności, możliwości dojazdu oraz rzeczywistej gotowości do podjęcia pracy.

Jeżeli ten etap zostanie skrócony do minimum, rośnie ryzyko, że do zakładu trafią osoby, które już po kilku dniach uznają, że charakter obowiązków, godziny pracy albo dojazd im nie odpowiadają.

2. Formalności i legalizacja zatrudnienia

Jeżeli część zespołu stanowią cudzoziemcy, dochodzi kolejny istotny obszar, czyli weryfikacja dokumentów uprawniających do legalnego pobytu i wykonywania pracy w Polsce oraz realizacja obowiązków formalnych związanych z zatrudnieniem.

To etap, którego nie można skrócić wyłącznie dlatego, że firma pilnie potrzebuje pracowników. Błąd w dokumentacji może skutkować nie tylko problemami organizacyjnymi, ale również odpowiedzialnością prawną i finansową.

Od 1 czerwca 2025 roku za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi może zostać nałożona grzywna od 3 000 do 50 000 zł. Minimalna wysokość grzywny wynosi 3 000 zł za każdego cudzoziemca, którego dotyczy naruszenie.

3. Badania, BHP i przygotowanie do pracy

Kandydat musi być również przygotowany do bezpiecznego wykonywania obowiązków. W zależności od stanowiska konieczne jest przeprowadzenie odpowiednich badań profilaktycznych, szkoleń oraz przygotowanie stanowiska pracy.

Znaczenie mają między innymi:

• zagrożenia występujące na stanowisku,
• wymagane szkolenia BHP,
• ocena ryzyka zawodowego,
• odzież i obuwie robocze,
• środki ochrony indywidualnej,
• instruktaż stanowiskowy.

W przypadku pracy tymczasowej obowiązki związane z bezpieczeństwem są podzielone pomiędzy agencję pracy tymczasowej i pracodawcę użytkownika zgodnie z przepisami oraz ustaleniami między stronami.

Presja czasu nie może oznaczać pomijania tych etapów. Ich celem nie jest administracja sama w sobie, ale bezpieczne dopuszczenie pracownika do wykonywania określonych zadań.

4. Logistyka i zakwaterowanie

W przypadku rekrutacji prowadzonych poza lokalnym rynkiem pracy konieczne jest także przygotowanie zaplecza logistycznego.

Może ono obejmować organizację zakwaterowania, transportu do zakładu oraz harmonogramu dojazdów dostosowanego do systemu zmianowego.

Ten element bywa niedoceniany, a ma bezpośredni wpływ na retencję. Nawet dobrze dobrany kandydat może szybko zrezygnować, jeżeli codzienny dojazd okaże się zbyt długi, kosztowny lub niedostosowany do godzin rozpoczęcia i zakończenia zmian.

5. Onboarding i wdrożenie stanowiskowe

Proces rekrutacji nie kończy się w momencie podpisania dokumentów.

Pierwsze dni pracy mają duży wpływ na to, czy nowa osoba pozostanie w organizacji. Pracownik powinien wiedzieć, gdzie ma się zgłosić, kto odpowiada za jego wdrożenie, jak wygląda organizacja zmiany i czego dokładnie oczekuje się od niego na stanowisku.

Co się dzieje, kiedy rekrutację skracamy na siłę?

Presja czasu nie sprawia, że poszczególne etapy procesu znikają. Najczęściej oznacza jedynie, że ich konsekwencje pojawiają się później, już po rozpoczęciu pracy.

Najczęstsze skutki to:

• wyższa rotacja, ponieważ pracownicy dopiero na miejscu poznają rzeczywiste warunki pracy, system zmianowy czy problemy z dojazdem,
• większe obciążenie brygadzistów i kierowników, którzy zamiast koncentrować się na realizacji planu, ponownie szkolą kolejne osoby,
• konieczność ponownej rekrutacji, a więc kolejne koszty sourcingu, administracji, badań i wdrożenia,
• spadek produktywności zespołu, szczególnie jeżeli w krótkim czasie wymienia się duża część nowych pracowników,
• większe ryzyko błędów formalnych lub organizacyjnych, gdy poszczególne etapy realizowane są pod dużą presją czasu.

Ukryty koszt rekrutacji na ostatnią chwilę: firma może bardzo szybko „zapełnić” wakaty, a jednocześnie ponieść znacznie większy koszt, jeżeli część nowych pracowników odejdzie po kilku dniach i cały proces trzeba będzie rozpocząć ponownie.

Czy nagłe zapotrzebowanie zawsze oznacza konieczność zatrudnienia całego zespołu od razu?

Niekoniecznie. W wielu sytuacjach skuteczniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie etapowe.
W jednym z projektów realizowanych przez ATERIMA WORK dla branży logistycznej pod koniec tygodnia pojawiła się potrzeba zwiększenia obsady magazynu o 20 osób. Nowi pracownicy mieli rozpocząć pracę jak najszybciej.

Przeprowadzenie pełnej rekrutacji w ciągu kilku dni oznaczałoby ograniczenie czasu na selekcję i przygotowanie kandydatów. Zamiast tego proces został podzielony na dwa etapy:

• 5 pracowników od początku tygodnia. Do projektu skierowano sprawdzonych pracowników tymczasowych dostępnych po zakończeniu wcześniejszego zlecenia. Pozwoliło to od razu zabezpieczyć najbardziej krytyczne procesy.
• 15 osób w standardowym procesie rekrutacyjnym. Równolegle rozpoczęto rekrutację pozostałej części zespołu, bez rezygnowania z selekcji i wymaganych etapów przygotowania do pracy.
• Pełna obsada po około 10 dniach. W tym czasie zespół osiągnął docelową liczebność, a według danych z realizacji projektu w pierwszym miesiącu nie odnotowano rezygnacji w tej grupie.

Kluczowe okazało się więc nie maksymalne skrócenie każdego etapu rekrutacji, ale takie rozłożenie procesu w czasie, aby jednocześnie zabezpieczyć bieżące potrzeby operacyjne i nie obniżyć jakości rekrutacji.

Jak przygotować firmę na nagły wzrost zapotrzebowania?

Firmy działające w produkcji, logistyce czy e-commerce nie zawsze są w stanie dokładnie przewidzieć zapotrzebowanie na pracowników. Mogą jednak wcześniej przygotować sposób reagowania na takie sytuacje.

W praktyce warto zadbać o kilka elementów:

1. Analizować sezonowość i historyczne zapotrzebowanie. Jeżeli wzrost liczby zamówień powtarza się co roku, nie powinien być traktowany jako całkowicie nieprzewidywalne wydarzenie.
2. Budować bazę potencjalnych kandydatów. Wcześniejszy kontakt z osobami zainteresowanymi pracą znacząco skraca czas reakcji, gdy pojawi się realne zapotrzebowanie.
3. Ustalić scenariusze zwiększania obsady. Warto wcześniej określić, ilu pracowników można pozyskać w ciągu kilku dni, ilu w ciągu tygodnia, a ilu w dłuższym terminie.
4. Przygotować proces onboardingu. Im większa grupa nowych osób, tym ważniejsze są gotowe procedury, materiały oraz osoby odpowiedzialne za wdrożenie.
5. Rozmawiać z partnerem rekrutacyjnym przed pojawieniem się kryzysu. Znajomość planów produkcyjnych, sezonowości i wymagań stanowisk pozwala wcześniej przygotować odpowiednie rozwiązania.

Planowanie to jedno z najtańszych narzędzi ograniczania ryzyka kadrowego

Elastyczność zatrudnienia nie polega wyłącznie na zdolności do znalezienia kilkunastu pracowników w ciągu kilku dni. Znacznie ważniejsza jest umiejętność przygotowania organizacji na sytuację, w której zapotrzebowanie nagle wzrośnie.

Dlatego zamiast pytać: „Czy jesteśmy w stanie znaleźć 20 osób do poniedziałku?”, lepiej zadać dwa inne pytania:

• Ilu pracowników możemy bezpiecznie wdrożyć od poniedziałku?
• W jakim realnym terminie możemy osiągnąć pełną obsadę?

Takie podejście pozwala pogodzić bieżące potrzeby operacyjne z jakością rekrutacji, bezpieczeństwem zatrudnienia i stabilnością zespołu.

ATERIMA WORK wspiera firmy zarówno w nagłych sytuacjach, gdy potrzebne jest szybkie uzupełnienie obsady, jak i w długofalowym planowaniu zatrudnienia. Gdy pojawia się pilne zapotrzebowanie, pomagamy zorganizować rozwiązanie możliwe do wdrożenia w krótkim czasie.

Jednocześnie wspólnie z klientami wypracowujemy modele współpracy, które pozwalają lepiej przygotować się na sezonowe wzrosty, większe zamówienia czy niespodziewane braki kadrowe.

Dzięki temu elastyczne zatrudnienie może być nie tylko sposobem reagowania na nagłe potrzeby, ale również elementem dobrze zaplanowanego modelu operacyjnego. Zachęcamy do kontaktu!