Nowe przepisy – co się zmienia?
Od początku 2025 roku PIP zyskuje szersze możliwości kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, obejmujące również pracodawców użytkowników. Oznacza to, że choć formalnym pracodawcą pozostaje agencja, to firma, w której pracownik tymczasowy faktycznie wykonuje swoje obowiązki, ponosi pełną odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych warunków pracy.
To właśnie codzienna organizacja pracy, nadzór i szkolenia decydują o tym, czy przepisy są przestrzegane. Pracodawca użytkownik musi zadbać o ergonomię miejsca pracy, instruktaż stanowiskowy, środki ochrony osobistej oraz reagowanie na potencjalne zagrożenia.
Kto za co odpowiada
Po zmianach PIP może kontrolować nie tylko agencje, lecz także pracodawców użytkowników. Inspektorzy mają prawo żądać pełnej dokumentacji BHP, rejestrów szkoleń i potwierdzeń przekazania środków ochrony. W przypadku uchybień odpowiedzialność spoczywa na podmiocie, który faktycznie organizuje pracę.
To dopiero początek zmian. W 2026 roku planowana jest nowelizacja ustawy o PIP, która jeszcze bardziej wzmocni pozycję inspektorów.
Co nas czeka od 2026 roku
Projekt nowelizacji przewiduje, że inspektor PIP będzie mógł samodzielnie przekształcać umowy cywilnoprawne, na przykład zlecenia w umowy o pracę, jeśli sposób wykonywania obowiązków spełnia cechy stosunku pracy. To duża zmiana, ponieważ dotąd takie decyzje mógł podejmować jedynie sąd.
W planach jest również podniesienie maksymalnych kar finansowych nawet dwukrotnie, wprowadzenie zdalnych kontroli oraz usprawnienie wymiany danych między PIP, ZUS i KAS. To wyraźny sygnał dla firm, że warto już teraz zweryfikować swoje procedury i dokumentację, zanim zrobi to inspektor.
Obowiązki pracodawcy użytkownika
Zgodnie z Ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, pracodawca użytkownik ma obowiązek:
- zapewnić stanowisko zgodne z przepisami BHP i zasadami ergonomii,
- przeprowadzić szkolenie wstępne i instruktaż stanowiskowy,
- wyposażyć pracownika w niezbędne środki ochrony indywidualnej,
- nadzorować przebieg pracy i reagować na zagrożenia,
- zgłaszać wypadki przy pracy i prowadzić postępowanie powypadkowe.
Środki ochrony indywidualnej, takie jak kaski, rękawice czy okulary, powinien dostarczyć pracodawca użytkownik, choć w praktyce kwestie te często reguluje umowa z agencją. Niezależnie od ustaleń za faktyczny brak ochrony na stanowisku odpowiada firma, która organizuje pracę.
Jak podkreśla Adrian Szaro, Kierownik Zespołu Zatrudnienia Zewnętrznego w ATERIMA WORK:
„Zdarza się, że w pośpiechu operacyjnym zapomina się o formalnościach, jak szkolenie czy instruktaż stanowiskowy. Obsługujemy klientów z wielu branż, od logistyki po produkcję. W każdej z nich bezpieczeństwo zaczyna się od rzetelnego przygotowania. Szkolenie BHP to nie formalność, lecz podstawa, która realnie chroni ludzi i firmy przed konsekwencjami błędów”.
Obowiązki pracownika tymczasowego
Bezpieczeństwo zależy również od samych pracowników. Mają oni obowiązek:
- przestrzegać zasad BHP,
- korzystać z zapewnionych środków ochrony,
- wykonywać pracę zgodnie z instrukcjami,
- zgłaszać zauważone zagrożenia,
- dbać o powierzony sprzęt.
Każdy pracownik ma prawo odmówić wykonywania pracy, jeśli warunki zagrażają jego zdrowiu lub życiu, bez ryzyka utraty wynagrodzenia.
Najczęstsze błędy, które prowadzą do kontroli
W logistyce, produkcji i magazynach wypadki często wynikają z pośpiechu, braku doświadczenia i skróconego szkolenia. Z pozoru drobne zaniedbania, takie jak brak rękawic, słabe oświetlenie, źle ustawiona maszyna czy brak nadzoru nad nową osobą, mogą skutkować poważnymi urazami i kontrolą PIP.
Jak przygotować się na kontrolę PIP – praktyczne kroki
Dobre przygotowanie organizacji to nie tylko spełnienie wymogów formalnych, ale też budowanie kultury bezpieczeństwa. Regularne przeglądy i współpraca z agencją pracy pozwalają uniknąć stresu związanego z kontrolą.
Oto lista działań, które warto wdrożyć już teraz:
- Prowadź wewnętrzne audyty BHP – minimum raz na kwartał, z udziałem agencji i przedstawicieli zespołu.
Weryfikuj dokumentację – sprawdź, czy wszystkie szkolenia BHP, instruktaże i potwierdzenia przekazania środków ochrony są aktualne. - Przeprowadzaj wspólne przeglądy stanowisk pracy – ocena ergonomii, oświetlenia i organizacji miejsca pracy.
- Organizuj symulacje sytuacji awaryjnych – np. ewakuacji lub udzielania pierwszej pomocy.
- Włącz pracowników w proces bezpieczeństwa – zbieraj ich sugestie i raporty o potencjalnych zagrożeniach.
- Współpracuj z agencją – ustal jasny podział odpowiedzialności, a wyniki audytów omawiaj wspólnie.
Dzięki temu inspektor PIP, nawet jeśli pojawi się w firmie, zobaczy, że bezpieczeństwo jest realnym elementem zarządzania, a nie tylko punktem w regulaminie.
Lista kontrolna pierwszego dnia pracy
Każda nowa osoba powinna:
- przejść szkolenie BHP i poznać procedury ewakuacyjne,
- sprawdzić kompletność środków ochrony osobistej,
- wiedzieć, komu zgłaszać zagrożenia lub wypadki,
- znać lokalizację apteczki i sprzętu przeciwpożarowego,
- potwierdzić, że stanowisko jest bezpieczne i dostosowane.
Dobrze przeprowadzony pierwszy dzień to mniej błędów, mniej stresu i większe poczucie bezpieczeństwa.
Wypadek przy pracy – procedury i odpowiedzialność
Jeśli dojdzie do wypadku, czas reakcji ma kluczowe znaczenie. Pracodawca użytkownik powinien natychmiast zgłosić zdarzenie, zabezpieczyć miejsce wypadku, udzielić pomocy poszkodowanemu i sporządzić dokumentację powypadkową. Agencja pracy wspiera cały proces formalny, pomaga w zgłoszeniu do ZUS i przygotowaniu dokumentów. Odszkodowanie przysługuje pracownikowi na zasadach ogólnych.
Rola agencji pracy tymczasowej
Agencja odpowiada za przygotowanie pracownika jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Przekazuje informacje o zadaniach, zagrożeniach i zasadach bezpieczeństwa. Dobrze zorganizowany onboarding, wspólne audyty BHP i szkolenia z pracodawcą użytkownikiem realnie zwiększają poziom bezpieczeństwa i zmniejszają liczbę wypadków.
Jak podkreśla Krzysztof Kutek, Kierownik ds. Rozliczeń oraz Automatyzacji Procesów w ATERIMA WORK:
„Firmy, które traktują bezpieczeństwo priorytetowo, zyskują więcej niż tylko zgodność z przepisami. Budują kulturę odpowiedzialności, która przekłada się na stabilność zatrudnienia, mniejszą rotację i wyższą efektywność zespołów”.
Najczęstsze błędy firm
- brak szkolenia wstępnego przed dopuszczeniem do pracy,
- niejasny podział obowiązków między agencją a pracodawcą użytkownikiem,
- nieuwzględnianie pracowników tymczasowych w audytach BHP,
- ignorowanie drobnych incydentów, które później prowadzą do poważniejszych wypadków.
Bezpieczeństwo zaczyna się od współpracy
Bezpieczne środowisko pracy tymczasowej to efekt wspólnej odpowiedzialności. Pracodawca użytkownik zapewnia warunki i nadzór, agencja przygotowanie i formalności, a pracownik świadomość i ostrożność. Gdy te trzy elementy współgrają, liczba incydentów spada, a zespoły pracują stabilniej i spokojniej.
Jeśli chcesz upewnić się, że Twoje procesy BHP są zgodne z aktualnymi przepisami i gotowe na kontrolę PIP, skontaktuj się z zespołem ATERIMA WORK. Pomożemy Ci stworzyć kulturę bezpieczeństwa, która chroni ludzi i Twój biznes.
Najczęstsze pytania o bezpieczeństwo pracy tymczasowej (FAQ)
Czy PIP może kontrolować firmę, jeśli pracownik jest zatrudniony przez agencję?
Tak. Od 2025 roku PIP ma prawo przeprowadzać kontrolę również u pracodawcy użytkownika, który faktycznie organizuje pracę.
Kto odpowiada za szkolenie BHP pracownika tymczasowego?
Agencja przekazuje informacje ogólne, natomiast szkolenie stanowiskowe i środki ochrony leżą po stronie firmy, w której wykonywana jest praca.
Czy brak środków ochrony może skutkować karą?
Tak. Nawet jeśli umowa z agencją mówi inaczej, za brak realnej ochrony odpowiada firma, która organizuje pracę.
Jak często trzeba aktualizować szkolenia BHP?
Najczęściej co 12 miesięcy w przypadku stanowisk robotniczych. Warto też przeprowadzać krótkie przypomnienia i instruktaże w razie zmian w procesie produkcji.
Czy pracownik tymczasowy może odmówić pracy z powodów bezpieczeństwa?
Tak. Ma pełne prawo odmówić wykonania zadań, jeśli warunki zagrażają jego zdrowiu lub życiu, bez ryzyka utraty wynagrodzenia.
