W tym wpisie przygotowaliśmy praktyczne FAQ – najczęściej zadawane pytania i mity, z którymi spotykają się działy HR oraz kadry operacyjne. 

FAQ: zatrudnianie cudzoziemców w Polsce – najczęstsze pytania i mity

Czy każda zmiana miejsca wykonywania pracy cudzoziemca wymaga nowego zezwolenia?
Co do zasady tak. Zezwolenia na pracę są ściśle powiązane z pracodawcą, stanowiskiem i miejscem wykonywania pracy. Zmiana któregoś z tych elementów zwykle oznacza konieczność uzyskania nowego zezwolenia lub zmiany decyzji. Wyjątki przewidziano przy niektórych zmianach w zezwoleniu jednolitym (pobyt i praca), np. zmiana siedziby pracodawcy czy zwiększenie etatu z proporcjonalnym podniesieniem wynagrodzenia. W praktyce każdą zmianę parametrów pracy warto zweryfikować pod kątem obowiązku zgłoszenia przez praca.gov.pl w terminach wynikających z nowych przepisów.

Czy można zatrudnić cudzoziemca od razu po złożeniu wniosku o przedłużenie legalnego pobytu?
To zależy. Jeśli wniosek o pobyt czasowy (lub jednolite zezwolenie na pobyt i pracę) został złożony terminowo i jest kompletny, pobyt jest legalny do czasu decyzji. Kontynuacja pracy jest możliwa na tych samych warunkach i u tego samego pracodawcy, jeżeli wcześniej cudzoziemiec był uprawniony do pracy i wniosek o przedłużenie został złożony na czas. Zmiana pracodawcy lub stanowiska co do zasady wymaga nowego tytułu lub zezwolenia.

Czy cudzoziemiec na oświadczeniu może pracować dłużej niż 24 miesiące?
Nie na tym samym oświadczeniu. Procedura oświadczeniowa pozwala na powierzenie pracy maksymalnie na 24 miesiące. Po tym okresie dalsze zatrudnienie wymaga innej podstawy, najczęściej zezwolenia na pracę. Obowiązuje też pełna elektronizacja obsługi – zgłoszenia podjęcia, niepodjęcia lub zakończenia pracy składa się wyłącznie przez praca.gov.pl w terminach 7 lub 14 dni.

Czy brak numeru PESEL uniemożliwia zatrudnienie cudzoziemca?
Nie. Do zawarcia umowy wystarczy ważny dokument tożsamości, a numer PESEL można uzyskać po meldunku lub – jeśli to niemożliwe – na wniosek w gminie. W praktyce PESEL jest potrzebny m.in. do zgłoszeń do ZUS oraz rozliczeń podatkowych. Jeśli pracownik nie ma PESEL, w określonych sytuacjach konieczny może być NIP.

Czy cudzoziemiec może podjąć pracę w innym charakterze niż wskazany w zezwoleniu lub oświadczeniu?
Nie. Praca musi odpowiadać warunkom z zezwolenia lub oświadczenia. Wyjątek: przy zezwoleniu na pracę można powierzyć inną pracę łącznie do 30 dni w roku kalendarzowym, pod warunkiem pisemnego powiadomienia wojewody w ciągu 7 dni.

Czy nowe przepisy rzeczywiście skracają czas oczekiwania na pozwolenie na pracę?
Założenie reformy to cyfryzacja i odciążenie procedur, ale czas oczekiwania zależy od obłożenia urzędów. Elektroniczne wnioski przez praca.gov.pl faktycznie usprawniają komunikację, jednak przy dużej liczbie spraw nadal zdarzają się opóźnienia. Kompletność załączników i poprawność zgłoszeń realnie zmniejszają ryzyko wydłużeń.

Czy oświadczenie o powierzeniu pracy wystarczy, by legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy lub Białorusi?
Tak. Obywatele m.in. Ukrainy i Białorusi mogą pracować na podstawie wpisanego do ewidencji oświadczenia, przez okres nie dłuższy niż 24 miesiące, przy spełnieniu warunków pobytowych i terminowych zgłoszeń. Po tym czasie konieczna jest inna podstawa prawna, np. zezwolenie na pracę. Uwaga: od 1 czerwca 2025 r. część kategorii wiz nie daje już dostępu do rynku pracy i tę kwestię trzeba sprawdzać indywidualnie.

Czy można skierować cudzoziemca do pracy tymczasowej przez agencję bez pisemnej zgody klienta końcowego?
Nie. Agencja pracy tymczasowej musi mieć zgodę pracodawcy końcowego. Nowe regulacje wprowadzają dodatkowe wymogi dotyczące wpisów i uprawnień agencji w obszarze zatrudniania cudzoziemców. Brak zgody lub wpisów naraża na sankcje.

Jak przygotować logistykę na sezon szczytowy? Poradnik o skutecznej rekrutacji w praktyce 

Pobierz bezpłatny raport z konkretnymi wskazówkami, jak przejść przez wzmożony sezon w branży logistycznej bez braków kadrowych i opóźnień. Dowiesz się, kiedy startować z rekrutacją, jak docierać do fachowców, prowadzić rozmowy rekrutacyjne oraz pisać ogłoszenia o pracę. Wypełnij krótki formularz i odbierz poradnik od razu. 

 

Co się zmieniło po 1 czerwca 2025 r. – w pigułce

  • Wnioski i korespondencja wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl (w tym zgłoszenia podjęcia, niepodjęcia i zakończenia pracy).
  • Więcej obowiązków po stronie pracodawcy – m.in. przesłanie kopii umowy przed rozpoczęciem pracy, weryfikacja tytułu pobytowego, utrzymywanie spójności warunków pracy z decyzją.
  • Oświadczenie nadal użyteczne, ale maksymalnie na 24 miesiące, z obowiązkowymi zgłoszeniami (7 i 14 dni) i pełną elektronizacją.

Checklist dla HR i kadr – co warto zrobić na już

  • Zweryfikować, czy wszystkie zgłoszenia podjęcia, niepodjęcia oraz zakończenia pracy są wysyłane terminowo przez praca.gov.pl.
  • Sprawdzić kompletność dokumentów w aktach cudzoziemca: kopia umowy, podstawa pobytowa, warunki pracy zgodne z decyzją, dowody zgłoszeń elektronicznych.
  • Zadbać o numer identyfikacyjny pracownika – PESEL lub, gdy konieczne, NIP.
  • Ustalić procedurę zmian warunków przed przesunięciem pracownika do innej lokalizacji lub na inne stanowisko.a
  • W przypadku pracy tymczasowej upewnić się, że agencja ma właściwe wpisy, a klient końcowy udzielił pisemnej zgody.

Na koniec o czasie oczekiwania

Cyfrowe wnioski rzeczywiście przyspieszyły formalności, ale ostateczny czas nadal zależy od tego, jak bardzo obłożony jest urząd. Kluczowe jest złożenie kompletnych dokumentów i szybkie odpowiadanie na ewentualne wezwania – to realnie skraca cały proces. Dobrym nawykiem jest prowadzenie własnego rejestru spraw: daty złożenia wniosku, terminy 7 i 14 dni na zgłoszenia, status postępowania. Dzięki temu łatwo wychwycić opóźnienia i uniknąć nieporozumień organizacyjnych.

Jak realnie skrócić czas oczekiwania

  • Składaj kompletne wnioski (braki = zawrotka).
  • Odpowiadaj szybko na wezwania.
  • Prowadź rejestr spraw (daty, statusy, terminy zgłoszeń).
  • Weryfikuj tytuły pobytowe (uwaga na wizy niedające prawa do pracy).

Jeśli nie masz pewności, czy wszystkie procedury w firmie są prawidłowo ułożone i zgodne z przepisami, chętnie to sprawdzimy. Oferujemy przegląd dokumentów i doradztwo, które pozwoli uniknąć ryzyk przy zatrudnianiu cudzoziemców. Masz pytania, których nie ma w naszym FAQ? Skontaktuj się z nami – omówimy je krok po kroku i zaproponujemy najbezpieczniejsze rozwiązania.

Jeśli Twoja firma zatrudnia lub planuje zatrudniać pracowników z zagranicy, teraz jest najlepszy moment, by uporządkować procedury i dostosować je do nowych regulacji. To inwestycja w bezpieczeństwo, stabilność i rozwój organizacji w nadchodzących latach.