Nowe przepisy – nowe realia

Nowelizacja przepisów dotyczy głównie dwóch obszarów: sposobu składania dokumentów oraz odpowiedzialności po stronie pracodawcy. Od teraz wszystkie wnioski – oświadczenia, zezwolenia, zgłoszenia – muszą być składane wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Urzędy nie przyjmują już wersji papierowych, co dla wielu firm oznaczało konieczność szybkiego dostosowania się do pracy online.

Zniesiono też obowiązek przeprowadzania testu rynku pracy, co skróciło procedury, ale jednocześnie zaostrzyło wymagania dokumentacyjne. Pracodawca musi m.in. zgłosić rozpoczęcie pracy cudzoziemca w ciągu 7 dni lub jej niepodjęcie w ciągu 14 dni, również elektronicznie. Brak terminowości w tym zakresie może skutkować karami, nawet jeśli sam cudzoziemiec ma legalny pobyt i pozwolenie na pracę.

Większa odpowiedzialność po stronie pracodawcy

Nowe przepisy przenoszą dużą część odpowiedzialności na pracodawcę. To on musi:

  • dokładnie zweryfikować dokumenty legalizujące pobyt i pracę (np. wizę, kartę pobytu),
  • zadbać o to, by umowa była zrozumiała dla cudzoziemca, najlepiej przetłumaczona przez tłumacza przysięgłego,
  • zachować zgodność umowy z rzeczywistymi warunkami zatrudnienia – fikcyjne umowy grożą karami,
  • zapewnić, że dokumentacja jest kompletna i zgodna z przepisami.
     

Bardzo ważne jest również sprawdzanie, jaki rodzaj wizy posiada cudzoziemiec, np. wiza turystyczna nie uprawnia do pracy, nawet jeśli osoba posiada numer PESEL czy adres zameldowania.

Kary i kontrole – rośnie presja na zgodność

Kary za nielegalne zatrudnienie wzrosły i sięgają obecnie nawet 50 000 zł za jednego pracownika. A to nie wszystko – kary naliczane są osobno za każdą osobę, co w przypadku firm zatrudniających większe grupy może oznaczać poważne konsekwencje finansowe.

Kontrole PIP i Straży Granicznej mogą być niezapowiedziane. Pracodawca musi mieć stały dostęp do pełnej dokumentacji kadrowej i płacowej, być gotowym na rozmowy z inspektorami i przedstawienie warunków zatrudnienia na miejscu pracy. Z każdym miesiącem widać, że firmy, które wcześniej wdrożyły cyfrowe systemy HR, radzą sobie z tym lepiej, mają kontrolę nad danymi i są w stanie szybko zareagować w razie kontroli.
 

Jak przygotować logistykę na sezon szczytowy? Poradnik o skutecznej rekrutacji w praktyce 

Pobierz bezpłatny raport z konkretnymi wskazówkami, jak przejść przez wzmożony sezon w branży logistycznej bez braków kadrowych i opóźnień. Dowiesz się, kiedy startować z rekrutacją, jak docierać do fachowców, prowadzić rozmowy rekrutacyjne oraz pisać ogłoszenia o pracę. Wypełnij krótki formularz i odbierz poradnik od razu. 

 

Jak firmy reagują na nowe wytyczne?

Obserwujemy dwa główne kierunki działań firm:

  1. Porządkowanie procedur wewnętrznych – aktualizacja procesów, edukacja zespołów, wdrażanie narzędzi przypominających o obowiązkach (np. zgłoszeniach do ZUS czy na portalu praca.gov.pl).
  2. Outsourcing procesów kadrowych dla cudzoziemców – coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na współpracę z wyspecjalizowanymi agencjami pracy, które przejmują odpowiedzialność za zgodność formalną zatrudnienia.
     

Warto również rozważyć cyfrowe narzędzia do archiwizacji dokumentów cudzoziemców oraz regularne audyty wewnętrzne, które pozwalają sprawdzić, czy wszystkie wymagania są spełnione.

Co wciąż budzi pytania?

Pomimo szczegółowych przepisów, firmy nadal zgłaszają wątpliwości w niektórych obszarach. Oto najczęstsze pytania:

  • Czy można jeszcze składać dokumenty papierowo? Nie. Od 1 czerwca 2025 r. dokumenty można składać wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl.
  • Co z osobami zatrudnionymi przed 1 czerwca? Ich nie dotyczą nowe procedury. Nie trzeba składać dokumentów ponownie, ale warto sprawdzić, czy ich dokumentacja jest aktualna.
  • Czy zatrudnianie cudzoziemców z Azji (np. Nepalu, Wietnamu) różni się od innych krajów? Co do zasady – nie. Ale w praktyce czas oczekiwania na wizy, bariery językowe i kulturowe oraz ryzyko fałszerstw dokumentów są większe. Wymaga to większej uwagi i czasu.
  • Czy cudzoziemiec musi mieć PESEL? Nie jest to obowiązkowe, ale ułatwia zgłoszenia do ZUS.
  • Czy można zatrudnić osobę bez meldunku? Tak, ale trzeba podać adres jej pobytu w Polsce.
  • Czy cudzoziemiec może samodzielnie przetłumaczyć umowę? Nie. Umowa musi być zrozumiała i najlepiej przetłumaczona przez tłumacza przysięgłego – to obowiązek informacyjny pracodawcy.
     

Co możesz zrobić już dziś? Lista kontrolna dla firm

Aby uniknąć ryzyka i kar, warto już teraz sprawdzić, czy Twoja firma spełnia nowe wymogi:

  • Czy wszystkie wnioski i zgłoszenia realizujesz wyłącznie online?
  • Czy każda umowa jest sporządzona w języku zrozumiałym dla pracownika?
  • Czy zgłoszenia rozpoczęcia lub niepodjęcia pracy są wysyłane w terminie?
  • Czy posiadasz kompletną dokumentację do okazania w razie kontroli?
  • Czy Twoje systemy HR umożliwiają szybki dostęp do danych?
  • Czy Twoi pracownicy znają aktualne procedury i obowiązki?

     

Wdrażanie nowych przepisów to proces – a nie jednorazowe działanie. Dlatego warto na bieżąco aktualizować procedury i śledzić zmiany legislacyjne, które mogą pojawić się w najbliższych miesiącach.

Potrzebujesz wsparcia?

Jeśli Twoja firma zatrudnia cudzoziemców i chcesz mieć pewność, że działasz zgodnie z przepisami – skontaktuj się z nami. Podpowiemy, jak zoptymalizować procesy, wesprzemy w rekrutacjach i dokumentacji, a także pokażemy, jak robią to inni.

Chcesz wiedzieć więcej? Śledź nasze kolejne wpisy – na blogu regularnie analizujemy najnowsze zmiany na rynku pracy i dzielimy się praktyczną wiedzą z perspektywy pracodawcy i agencji zatrudnienia.